Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce a zpracovatel údajů

Správcem osobních údajů je Lukáš Bank, IČO: 06120989, se sídlem Sadová 360/12, 691 72 Klobouky u Brna (dále jen „Správce" nebo „my"), provozovatel aplikace TimeGuard dostupné na adrese timeguard.cz. Kontakt: info@timeguard.cz.

Ve vztahu k osobním údajům koncových klientů, které uživatel aplikace (provozovatel salonu) do aplikace zadá nebo které klienti vyplní na jeho online rezervační stránce, vystupuje TimeGuard jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR a správcem je příslušný uživatel. Zpracování probíhá podle jeho pokynů v rozsahu nutném pro poskytování služby; podmínky zpracování upravují obchodní podmínky a na vyžádání uzavřeme samostatnou zpracovatelskou smlouvu.

2. Kategorie zpracovávaných údajů

Údaje uživatelů aplikace (provozovatelů):

• Identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, přihlašovací údaje)
• Údaje o salonu, službách, otevírací době a nastavení
• Údaje o předplatném a platbách (zpracovává Paddle jako Merchant of Record)
• Technické údaje (IP adresa, identifikátory zařízení, provozní logy)
• Záznam o tom, kdo a kdy schválil či zamítl online rezervaci (pro dohledatelnost)
• Komunikace se zákaznickou podporou

Údaje koncových klientů (zpracováváme jménem uživatele):

• Jméno, telefonní číslo, e-mailová adresa
• Termíny, zvolené služby a ceny, historie návštěv
• Počet nedostavení se na termín (no-show) a poznámky, které ke klientovi zapíše uživatel
• Informace o odhlášení z e-mailů o rezervacích

Uživatele žádáme, aby do poznámek nezapisovali citlivé údaje (např. o zdravotním stavu), pokud k tomu nemají právní základ.

3. Účely a právní základ zpracování

• Poskytování služby a plnění smlouvy s uživatelem (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR)
• Zpracování plateb a předplatného prostřednictvím Paddle (plnění smlouvy)
• Transakční e-maily — upozornění provozovateli salonu na novou online rezervaci (včetně jména a kontaktu klienta) a e-maily klientovi o schválení či zamítnutí rezervace (plnění smlouvy). Z e-mailů o rezervacích se lze kdykoli odhlásit odkazem v patičce; odhlášené adresy evidujeme, aby jim další e-maily nechodily.
• Zabezpečení, dohledatelnost změn a prevence zneužití (oprávněný zájem)
• Plnění zákonných povinností (účetnictví, daně)
• Zákaznická podpora a zlepšování produktu (oprávněný zájem)

4. Hlavní účet a pobočky (tarif BUSINESS)

Uživatel s tarifem BUSINESS může k hlavnímu účtu připojit pobočky. Připojení provede sama pobočka zadáním kódu, který jí hlavní účet předá. Hlavní účet poté vidí údaje pobočky — klienty, termíny a obraty — pouze pro čtení, bez možnosti je měnit. Pobočka může připojení kdykoli zrušit. Za sdílení údajů klientů v rámci své skupiny salonů odpovídají jako správci příslušní uživatelé.

5. E-mailové kampaně uživatelů

Modul kampaní neodesílá e-maily přes infrastrukturu TimeGuard. Aplikace pouze připraví obsah zprávy a seznam příjemců z databáze uživatele a předá je do nativního e-mailového klienta uživatele (např. Outlook, Gmail). Vlastní odeslání proběhne ručně ze schránky uživatele.

Pro účely této marketingové komunikace je uživatel samostatným správcem ve vztahu ke svým klientům a plně odpovídá za zákonný právní základ rozesílky (souhlas / oprávněný zájem), za řádné označení obchodního sdělení a za zajištění možnosti odhlášení v souladu s GDPR a zákonem č. 480/2004 Sb.

6. Export dat

Uživatel si může stáhnout seznam svých klientů (Excel) a statistiky obratů (CSV). Stažením se soubor dostává mimo aplikaci TimeGuard a za jeho další zabezpečení a použití odpovídá uživatel jako správce.

7. Příjemci a subzpracovatelé

• Supabase — databáze, přihlašování a úložiště dat aplikace (data uložena v EU)
• Cloudflare — hosting a doručování aplikace
• Paddle.com Market Limited jako Merchant of Record pro zpracování plateb, správu předplatného, fakturaci a daňové povinnosti
• Resend (prostřednictvím Lovable Cloud) — odesílání transakčních e-mailů
• Profesionální poradci (právní, účetní)
• Orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon

8. Doba uchování

Údaje zpracováváme po dobu trvání registrace. Po zrušení účtu údaje uživatele i jeho klientů smažeme do 30 dnů; doklady o platbách uchováváme po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy (zpravidla 10 let). Údaje koncových klientů uchováváme, dokud je uživatel (správce) má ve své databázi, nebo do jejich výmazu na pokyn uživatele. Evidenci odhlášených e-mailových adres uchováváme, dokud je to nutné k respektování odhlášení.

9. Předávání mimo EU

Někteří naši zpracovatelé (Cloudflare, Paddle, Resend) mohou údaje zpracovávat mimo EU/EHP. V takovém případě je předání zajištěno odpovídajícími zárukami podle GDPR (standardní smluvní doložky nebo rozhodnutí o odpovídající ochraně).

10. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznesení námitky; pokud zpracování probíhá na základě souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz). Pro uplatnění práv nás kontaktujte na info@timeguard.cz. Žádosti vyřizujeme zpravidla do 30 dnů.

Pokud jste klientem některého salonu, který TimeGuard používá, obraťte se prosím přednostně přímo na tento salon, který je správcem vašich údajů.

11. Zabezpečení

Přijímáme technická a organizační opatření k ochraně údajů: šifrovaný přenos, přístup k datům pouze po přihlášení, oddělení dat jednotlivých salonů a náhled poboček pouze pro čtení.

12. Cookies a místní úložiště

Používáme pouze nezbytné cookies a místní úložiště prohlížeče pro fungování aplikace (přihlášení, vzhled a předvolby). Nepoužíváme analytické ani reklamní sledovací cookies.